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Diaporama Be SaFe	Descriptif du progiciel

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Présentation général du produit Définition des différents paramètres Définition des sites Installations & équipements Alertes automatiques & Relevé Contrats fournisseurs & visites liées Quelques documentations et images écrans supplémentaires	Demandes, Ordres, Rapports d'intervention Pointage des factures Achats Stocks Générateurs d'états Tableau des fonctionnalités

Quelques documentations et images écrans supplémentaires

Présentation générale du produit

Be SaFe est un progiciel développé dans un environnement total Intranet / Internet, destiné aux services des frais généraux, services techniques et services de sécurité.

Be SaFe permet un suivi complet par site de tous les contrats signés avec les fournisseurs (suivi des périodes, des montants, des dates de résiliations, etc…) avec ou pas, selon votre choix, les matériels liés aux contrats (exemple : contrat d'entretien de votre système d'alarme avec l'installation liée, contrat d'entretien de votre installation téléphonique, contrat avec les opérateurs de portables GSM, contrat d'entretien incendie avec les détecteurs et extincteurs, contrat d'entretien ascenseurs, contrat espaces verts, etc). Be SaFe permet le suivi de toutes les actions (visites, contrôles obligatoires, etc..) liées aux contrats avec alertes automatiques en cas de défaillance du fournisseur à la date prévue.

Be SaFe permet le suivi par site de divers parcs matériels (équipements) avec suivi des contrôles, des visites périodiques et des dépannages (parc informatique, parc véhicules, parc téléphones mobiles, parc matériels divers, gestion de clefs, gestion des badges, etc..).

Be SaFe vous alerte automatiquement des contrôles ou visites non faits ainsi que de tous contrôles que vous décidez (de la date de visite médical par salarié par exemple, de la date d’un contrôle technique, gestion des fluides consommés, gestion de Km, compteur de copieurs, etc.….).

Be SaFe permet le suivi par site des demandes et des ordres d'intervention & dépannages avec historique des rapports concernant ces ordres. Be SaFe permet aussi un pointage des factures fournisseurs reçues (contrats, interventions, dépannages) avec contrôle visuel des périodes du contrat, du montant, etc…, et génération automatique des écritures en comptabilité avec gestion automatique des charges constatées d'avances.

Be SaFe permet enfin la gestion des achats, des stocks par dépôts avec suivi des consommations par site, par service, par agence, etc..

CARACTERE INNOVANT

Be SaFe est l'un des tout nouveaux produits de gestion, à ce jour, développés spécialement pour fonctionner uniquement dans un environnement Intranet / Internet dans un navigateur standard (Internet Explorer, Netscape, Mozilla, etc..). Ce mode de développement encore peu répandu en gestion représente pourtant le mode de fonctionnement des progiciels du futur pour les prochaines décennies.

DESCRIPTION DU PRODUIT

Be SaFe est un progiciel multi sociétés, multi directions régionales, multi agences, multi services destiné aux services généraux, aux directions d'entreprises, aux services techniques et/ou aux services de sécurité

Page d’accueil et d’identification pour accéder au progiciel Be SaFe.

Le code société et/ou le code agence et/ou code service ne sont affichés et saisis

qu’en cas de gestion multi sociétés ou multi agences ou multi services.

Définition des différents paramètres

Différents paramètres de gestion sont à définir dans Be SaFe en fonction de l’utilisation souhaitée.

Définition des sites

Un site est un lieu géographique rattaché à une agence (commerciale) qui elle même est rattachée à une direction régionale (commerciale).

Pour chaque site, possibilité d'enregistrer les différents lieux :

· Bâtiments

· Etages

· Zones (bureau, couloir, cour, etc.….)

Il est possible de définir un bâtiment seul (sans étage ni zones), une zone seule, mais il n’est pas possible de définir un étage sans bâtiment auquel il se rattache.

Possibilité également d’enregistrer différents contacts pour chaque site ainsi que de stocker des plans et documents techniques visualisables par les personnes autorisées.

Au niveau de chaque site ou par famille de site, vous pouvez ajouter autant de champs que vous le souhaitez pour une gestion spécifique (nombre de personnes dans le bâtiment, nombre de visiteurs, nombre d’ascenseurs, nature des matériaux de construction, année de construction, etc.. tel que l’exemple ci-dessous qui correspond à la partie basse d’une fiche site).

Gestion des installations (des équipements)

Cette fonction permet la saisie des différentes installations et donc des matériels existants sur chaque site avec un détail par emplacement (Bâtiment, étage, zone) si désiré. Ces matériels pourront être suivis avec leur numéro de série et/ou un numéro interne ainsi que diverses informations de base.

Il est également possible d’ajouter des zones complémentaires à gérer (selon vos désirs et besoins) en définissant ces zones au niveau de la gestion article dans l'onglet "Zones libres sur installations".

Ces zones pourront être ajoutées pour un article (matériel) précis ou pour toute une famille de matériel.

Exemple :

Un véhicule est également défini comme un article installé, rattaché à une agence ou au site ou même à un lieu si ce lieu est le bureau de l’utilisateur. On peut donc définir pour la famille véhicule que l’on souhaite gérer toutes les informations de la carte grise, la taille des pneumatiques, etc..

Idem pour la famille téléphonie ou la famille copieur par exemple.

Gestion des Alertes & Relevés

Les alertes

Be SaFe permet le paramétrage d'alertes et de relevés à effectuer pour lesquelles vous désirez être averti. Ces alertes et relevés peuvent être de différents types et selon les cas automatiques ou manuelles.

Be SaFe vous alerte automatiquement par mail (si vous disposez d’un serveur de messagerie et par SMS si souscription à cette option et connexion permanente à Internet) des contrôles ou actions non faits ainsi que de tous contrôles désirés (de la date d’un contrôle médical d’un salarié par exemple, de la date de renouvellement d’un agrément, de renouvellement d’un dépôt de marque, ….).

Les alertes automatiques :

Les alertes liées aux contrats sont générées automatiquement (visite périodique, mise à jour, actions diverses, etc.…).

Les alertes manuelles :

Ce sont les alarmes complémentaires, saisies manuellement, qui sont ou pas liées aux matériels installés ou à rien de particulier mais pour lesquelles il faut être averti.

Par exemple :

· être averti de la date de résiliation d'un contrat,

· être averti d'une visite de contrôle médicale pour un salarié,

· être averti à une date ou un kilométrage pour un véhicule en location,

· être averti du renouvellement à prévoir d’un dépôt de marque,

· être averti que l’agrément d’un fournisseur arrive à son terme,

· etc.….

Les relevés

Be SaFe permet la saisie des relevés prévus et souhaités enregistrés dans la fonction "Alertes & Relevés".

Il est possible de rechercher un relevé ou tous les relevés (si le mot de passe de l’utilisateur le permet) selon une sélection précise.

La saisie d'un relevé provoque sa mise à jour avec recalcule éventuel automatique de la prochaine période de relevé (en fonction des éléments donnés dans le paramétrage du relevé).

L'utilisateur autorisé peut seulement indiquer la date du relevé (si différente de celle proposée) et la valeur relevée puis valider sa saisie.

Les relevés permettent par exemple de suivre la consommation de fluides (eau, gaz, edf, essence, etc ..) en positionnant une alerte si la consommation est supérieure à une certaine valeur depuis le dernier relevé ou si celle-ci est supérieure à une valeur absolue. On peut coupler autant d’alertes que désiré sur un même relevé.

Gestion des contrats

Be SaFe permet la gestion de tous les contrats souscrits auprès de divers fournisseurs avec indication, si désiré, des matériels liés ainsi que les actions qui sont dues (visite préventive, intervention, livraison d’une mise à jour, etc…) et les matériels liés à ces actions si différents de ceux du contrat de base.

Après validation du détail du contrat (informations générales), il est possible d’indiquer les liens éventuels du contrat, que ce soit une agence, un site et emplacement ou un élément d'installation (article(s)).

Exemple : pour un contrat "Entretien climatisation", il est possible de lier les différents climatiseurs existants.

Be SaFe permet une gestion et un suivi des actions (visites périodiques, mise à jour, etc…) prévues pour chaque contrat.

En cas de non réalisation d’une action attendue, une alerte sera émise automatiquement vers le ou les responsable(s) concerné(s).

Suivi des prestations ponctuelles

Demandes d’interventions (ou de travaux)

Cette fonction permet d’enregistrer les différentes demandes d’interventions concernant une réparation ou prestation ponctuelle.

Les demandes d'interventions seront à transformer en "Ordre d'intervention" fournisseur par le responsable alerté de la demande.

Vous pouvez également éliminer cette demande en cochant la case "Sans objet" ou "Traitée". La demande sera alors archivée avec le code "état" correspondant ainsi que le code utilisateur ayant classé cette demande.

Ordres d’interventions (ou de travaux)

Cette fonction permet soit de transformer une demande d'intervention en "ordre d'intervention" fournisseur soit de passer directement un ordre d'intervention à son fournisseur.

La notion de facturable ou non vous est proposée automatiquement à partir du contrat ou de l’élément concerné si l'un de ceux-ci est renseigné.

Rapports d’interventions (ou de travaux)

Cette fonction permet de solder une action ou une intervention fournisseur à la suite d’un Ordre d’intervention saisi ou générer par les actions prévues aux contrats.

Il est possible de créer un rapport d’intervention pour une action qui n’a fait l’objet d’aucun ordre préalable. Vous pouvez également rechercher un ordre ou rapport précédemment saisi avec ou non les actions sur contrats.

A l’issue de la saisie des informations générales du rapport, vous pouvez saisir des articles ayant été installés lors de l’intervention. Vous pouvez indiquer (si désiré et connu) la quantité et le prix éventuel de l’article afin que le montant de l’intervention soit calculée et affichée lors du pointage ultérieur de la facture fournisseur à sa réception.

Le rapport sera conservé en historique pour consultation et analyses ultérieures.

La main courante sera mise à jour si le type de prestation entrait en main courante.

Pointage des factures de contrats et prestations

Cette fonction permet le pointage et la validation des factures fournisseurs concernant un contrat ou une prestation.

Si souhaité, les écritures comptables concernant la facture peuvent être générées pour la comptabilité.

Achats

Divers paramètres complémentaires permettent d’indiquer s’il s’agit d’une prestation d’achat ou non sur les types de prestation.

La gestion des achats permet d’enregistrer les quantités de commande fournisseur au niveau de l’article.

Le rapport d’achat (réception) permet l’entrée en stock des articles si ceux-ci sont gérés en stock.

Le générateur permet l’édition d’états de réapprovisionnement en fonction des quantités minimums, maximums ou d’alerte de l’article.

Stocks

Le module est composé de divers paramètres et d’une gestion imbriquée des éléments suivants :

Gestion du multi-dépôts

Permet la gestion d’un ou plusieurs dépôts. Un dépôt se défini comme un lieu de stockage dans lequel on peut gérer l’emplacement de stockage, l’inventaire, les mouvements, etc...

Gestion des Stocks

La gestion des stocks influe sur les modules suivants :

Saisie des demandes

La saisie des demandes peut permettre la saisie de quantité nécessaire sur les articles gérés en stock.

Saisie des ordres

La saisie des ordres peut permettre la saisie de quantité sur les articles avec réservation des quantités en stock pour les articles gérés en stock.

Saisie des rapports

La saisie des rapports permet la sortie du stock des matériels utilisés et gérés en stock.

Fonction interrogation du Stock

Possibilité d’interroger à tout moment l’état du stock. La consultation du stock s’effectue par article et par dépôt.

Il est également possible par cette fonction de saisir les mouvements suivants :

- Inventaire,

- Saisie des mini/maxi,

- Saisie du lieu de stockage,

- Entrée / sortie manuelle,

- Transfert / réintégration entre dépôts.

Fonction Inventaire

Permet la gestion d’inventaire par dépôt pour tous les articles gérés en stock.

Analyses & Statistiques

Toutes analyses et statistiques désirées à l’aide de l’outil de reporting associé au progiciel.

Cette fonction permet d'obtenir des analyses affichées à l'écran ou imprimées sur papier ou transmises automatiquement dans un tableur (Excel par exemple ou Open Office Org ou autres).

Quelques documentations et images écrans supplémentaires

- Quelques exemples d’images écrans de notre progiciel Be SaFe

- Quelques exemples d’éléments gérables avec Be SaFe

- Quelques références clients

- Schéma 1

- Schéma 2

LES FONCTIONNALITES DE

	OUI	NON
Progiciel FULL WEB	✓
Fonctionne avec Internet Explorer	✓
Version minimum d'Explorer 6.x
Fonctionne avec FireFox	✓
Version minimum de FireFox 2.x
Fonctionne avec Opera	✓
Version minimum d'Opera 8.x
Fonctionne avec Netscape	✓
Version minimum de Netscape 6.x
Fonctionne avec d'autres navigateurs	✓
Base de données utilisée en natif MySQL
Fonctionne avec Oracle	✓
Fonctionne avec Sybase	✓
Fonctionne avec Ingres	✓
Fonctionne avec d'autres bases de données	✓
Langage de développement Php
Gestion Intranet	✓
Gestion Internet	✓
Dans ce cas, sauvegarde de la base	✓

	OUI	NON
Progiciel multi sociétés	✓
multi agences	✓
multi services	✓
multi sites	✓
multi utilisateurs	✓
Limitation du nombre d'utilisateurs		✓
Limitation du nombre de sociétés		✓
Limitation du nombre d'agences		✓
Limitation du nombre de services		✓
Gestion des stocks	✓
Stocks multi dépôts	✓
Gestion des contrats fournisseurs	✓
Gestion des parcs matériels tous types	✓
Gestion des interventions attendues ou à faire	✓
Gestion des interventions ponctuelles	✓
Gestion des alertes automatiques	✓
Gestion des relevés de fluides ou autres valeurs	✓
Gestion des alertes sur relevés	✓
Gestion pointage des factures fournisseurs	✓
Déversement comptable des factures fournisseurs	✓
Gestion des charges constatées d'avances	✓
Réintégration automatique mensuelle des charges constatées d'avance	✓
Gestion analytique pour le déversement comptable	✓

			OUI		NON
	Paramétrages
	Paramétres société
	Gestion analytique possible mixable par :		✓
	Agence		✓
	Service		✓
	Type de prestation		✓
	Fournisseur		✓
	Site		✓
	Article		✓
	Définition des utilisateurs par profil si désiré ou individuellement		✓
	gestion par fonction en visualisation		✓
	gestion par fonction en création		✓
	gestion par fonction en modification		✓
	gestion par fonction en suppression		✓
	gestion selon les agences		✓
	gestion selon les services		✓
	gestion selon les sites		✓
	Gestion du multi dépôts pour la gestion des stocks		✓
	Gestion des TVA pour imputation des factures fournisseurs		✓
	Gestion des codes règlement pour imputation des factures fournisseurs		✓
	Gestion des familles
	Familles d'articles		✓
	Familles de contrats		✓
	Familles de sites		✓
	Gestion des indices d'actualisation pour les contrats (formule)		✓
	Paramétrages des types de prestations (voir type de prestation)		✓
	Gestion des natures d'intervention pour analyses		✓
	Gestion des catégories d'alertes		✓
			OUI		NON
	Fichiers de base
	Gestion des informations des responsables internes		✓
	Gestion des informations fournisseurs		✓
	Ajout possible de champs désirés		✓
	simple par l'utilisateur autorisé		✓
	sans programmation		✓
	Gestion d'un catalogue article		✓
	Ajout possible de champs désirés		✓
	simple par l'utilisateur autorisé		✓
	sans programmation		✓
	Gestion des sites		✓
	Définition possible des bâtiments, étages, zones		✓
	Ajout possible de champs désirés		✓
	simple par l'utilisateur autorisé		✓
	sans programmation		✓
	Exploitation journalière
	Gestion des installations des divers parcs matériels		✓
	Parc véhicules,		✓
	Parc des matériels informatique,		✓
	Parc de Téléphonie,		✓
	Chauffage,		✓
	Climatisation,		✓
	Extincteurs, ascenseurs, etc…		✓
	Gestion de l'affectation des matériels		✓
	par agence, service, site, bâtiment, etc
	Avec suivi et visualisation des interventions pour chaque matériel		✓
	Avec visualisation de documents liés		✓
	Photos, documents techniques		✓
	Avec visualisation des contrats liés		✓
	Gestion des périodes de garanties		✓
			OUI			NON
	Gestion des valeurs d'achats		✓
	Gestion de la valeur résiduelle		✓
	en gestion automatique (pas de calcul automatique)					✓
	Ajout possible de champs désirés		✓
	simple par l'utilisateur autorisé		✓
	Sans programmation		✓
	Gestion de champs spécifiques par famille d'article ou selon l'article		✓
	Recherche d'une installation sur différents critères		✓
	Gestion des contrats fournisseurs		✓
	Assurances,		✓
	Entretien,		✓
	Informatique,		✓
	Nettoyage,		✓
	Baux,		✓
	etc…		✓
	Gestion des matériels liés		✓
	Avec visualisation de documents liés		✓
	Photos, documents divers, etc		✓
	Gestion des périodes des contrats		✓
	Gestion de l'actualisation des contrats		✓
	Pointage des factures fournisseurs des contrats		✓
	Gestion des charges constatées d'avances		✓
	Réintégration automatique des constatés d'avances		✓
	Gestion du montant du contrat		✓
	Gestion des actions liées attendues		✓
	en gestion automatique avec alertes		✓
	Recherche d'un contrat sur différents critères		✓
			OUI			NON
Gestion des alertes et relevés			✓
Automatiques sur actions attendues sur contrats			✓
Automatiques sur alertes manuelles			✓
Nous appelons alertes manuelles des alertes saisies quelle qu'en soit
la raison et le besoin
Alertes à fréquences fixes ou variable			✓
Gestion des relevés de valeur (fluides, kilomètres, etc)			✓
Gestion des alertes automatiques sur relevés de valeurs			✓
Consultation des alertes à tout moment			✓
Possibilité de lier une alerte			✓
à un matériel			✓
à un site			✓
à une agence			✓
à un service			✓
Possibilité de lier l'alerte à un contrat			✓
Alerte de différents intervenants simultanément			✓
Possibilité de lier des alertes / relevés entre elles			✓
Gestion des demandes d'intervention			✓
Achat, réparation, fournitures, location, réservation, etc..
Possibilité de personnaliser les saisies selon le type de prestation			✓
Personnalisation simple par l'utilisateur			✓
Sans programmation			✓
Gestion d'un parcours de validation si désiré (Work flow)			✓
Transmission automatique des demandes aux responsables concernés			✓
			OUI			NON
Avec alerte par mail			✓
Gestion des ordres d'intervention			✓
Achat, réparation, fournitures, location, réservation, etc..
Possibilité de saisir un ordre directement sans demande préalable			✓
Possibilité de personnaliser les saisies selon le type de prestation			✓
Personnalisation simple par l'utilisateur			✓
Sans programmation			✓
Transmission automatique des ordres aux intervenants interne et externes			✓
Transmission par mail possible			✓
Gestion des rapports d'intervention		✓
Achat, réparation, accident, fournitures, location, réservation, etc..
Possibilité de saisir un rapport directement sans ordre préalable		✓
Possibilité de personnaliser les saisies selon le type de prestation		✓
Personnalisation simple par l'utilisateur		✓
Sans programmation		✓
Gestion du pointage des factures fournisseurs		✓
Pointage des Factures de contrats ou d'interventions		✓
Comptabilisation automatique possible		✓
Comptabilisation des charges constatées d'avances pour les contrats		✓
Génération mensuelle des réintégrations de charges à effectuer		✓
Archivage automatique des interventions pointées		✓
Archivage des interventions non facturables (non pointables)		✓
		OUI		NON
GENERATEUR D'ETATS		✓
Analyses de tous types par le générateur		✓
Etats visualisables à l'écran		✓
Etats imprimables		✓
Etats transférables automatiquement dans un tableur		✓
Calculs automatiques par le générateur				✓
Seules les additions de colonnes sont possibles		✓
Calculs via le tableur si besoin
Générateur simple et utilisable par tous les utilisateurs		✓
Générateur puissant dans les traitements croisés		✓